Hoe krijg je als gemeente grip op de informatie die nodig is om goede keuzes te maken over onderwijshuisvesting? In West Maas en Waal ontstond vanuit die vraag een praktisch dashboard. De ontwikkeling daarvan bleek bovendien goed aan te sluiten op het landelijke Handboek Basisdata Onderwijshuisvesting. Een mooi voorbeeld van hoe lokale praktijk en landelijke ontwikkeling elkaar kunnen versterken.
Toen Rob Reuvers wethouder werd in West Maas en Waal en in de vorige bestuursperiode onderwijshuisvesting in zijn portefeuille kreeg, stond de gemeente voor de opgave om een nieuw Integraal Huisvestingsplan (IHP) op te stellen. Al snel werd duidelijk dat daarvoor een belangrijke basis ontbrak: de benodigde informatie was niet altijd compleet, actueel of eenvoudig terug te vinden.
"Met de kennis en de middelen die we toen hadden, was het lastig om een goed onderbouwd IHP vast te stellen", vertelt Reuvers. "We misten cruciale informatie om een goed, dynamisch IHP te kunnen maken."
Ook adviseur maatschappelijk vastgoed bij Vastgoeddialoog, Anton de Jong liep hier in de praktijk tegenaan. Bij een vraagstuk rondom de uitbreiding van een Integraal Kindcentrum bleek dat de gemeente veel informatie wel degelijk had, maar dat deze verspreid stond over verschillende plekken en systemen.
"De informatie is er vaak wel bij de ambtenaar die het beheert of ergens opgeslagen, maar het is niet duidelijk waar", vertelt De Jong. "We kwamen tot de conclusie: we hebben die informatie geordend nodig."
Daaruit ontstond het Informatielandschap Onderwijshuisvesting (ILO): een dashboard waarin de relevante informatie over onderwijshuisvesting en leerlingenstromen samenkomt. Denk aan gegevens over gebouwen, leerlingaantallen en prognoses, ruimtebehoefte, onderhoud en MJOP's.
Het doel was nadrukkelijk niet om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. "Je moet niet alles willen weten. Je moet de nuttige informatie hebben", aldus De Jong.
De kracht van het dashboard zit volgens De Jong vooral in wat je vervolgens met die informatie kunt doen.
Een voorbeeld: een schoolbestuur geeft aan dat er een ruimtetekort ontstaat. Met het dashboard kan de gemeente direct de ontwikkeling van de leerlingaantallen en de beschikbare ruimte bekijken. Zo wordt zichtbaar of het gaat om een tijdelijk of structureel probleem.
"Dan kun je met het schoolbestuur in gesprek: hoe gaan we dat oplossen? We hebben het over een tijdelijk tekort of we hebben het over een structureel tekort. Dat is een heel ander gesprek."
Daarmee helpt het dashboard om sneller van een signaal naar een onderbouwd gesprek te gaan. En dat voorkomt ook dat de gemeente te snel grote investeringen doet op basis van een probleem dat misschien tijdelijk blijkt te zijn of andersom.
Het dashboard ontstond vanuit de lokale praktijk. Tegelijkertijd werkte het landelijke Programma Onderwijshuisvesting aan het Handboek Basisdata Onderwijshuisvesting.
Via de K80 werd West Maas en Waal in contact gebracht met Ruimte-OK. Toen beide ontwikkelingen naast elkaar werden gelegd, bleek er veel overlap te zijn. Het dashboard bood een concrete vertaling van de basisinformatie naar de dagelijkse praktijk. Tegelijkertijd leverde de praktijkervaring van West Maas en Waal inzichten op die relevant waren voor de verdere ontwikkeling van het landelijke handboek.
Zo ontstond een wisselwerking tussen landelijke ontwikkeling en lokale toepassing. Niet alleen de gemeente had iets aan het landelijke product; ook de landelijke ontwikkeling kon leren van hoe een gemeente de informatie daadwerkelijk inricht en gebruikt.
Voor West Maas en Waal heeft het werken met één informatiebasis nog een belangrijk voordeel. In kleinere gemeenten is onderwijshuisvesting vaak belegd bij één medewerker. Als die persoon vertrekt, kan ook veel kennis verdwijnen.
"Je ordent niet alleen je gegevens, maar je maakt het ook toekomstbestendig en niet meer persoonsafhankelijk", zegt De Jong.
Reuvers herkent dat. "Binnen kleine gemeenten zijn ambtenaren onderwijshuisvesting vaak éénpitters. Als één persoon wegvalt, kan zomaar heel veel kennis en informatie ook wegvallen. Als je de informatie in een goede database hebt zitten, blijft de kennis ook in het huis en is die overdraagbaar."
De ambities van West Maas en Waal gaan inmiddels verder. De gemeente ziet kansen als de informatie ook regionaal te ontsluiten is. Dat is vooral relevant bij vraagstukken rondom kleine scholen en leerlingenaantallen. De toekomst van een school stopt immers niet bij een gemeentegrens.
"De sluiting van een school in het ene dorp heeft gevolgen voor het naastgelegen dorp en dat hoeft niet dezelfde gemeente te zijn", zegt De Jong.
Juist door ontwikkelingen eerder gezamenlijk in beeld te brengen, kunnen gemeenten en schoolbesturen het gesprek aangaan voordat een probleem zich aandient.
Wat kunnen andere K80-gemeenten hiervan leren?
De boodschap van De Jong is eenvoudig: begin bij de basis.
"Breng je gegevens op orde."
Een goed dashboard begint immers niet bij de visualisatie, maar bij betrouwbare en goed georganiseerde informatie. West Maas en Waal laat zien dat je vervolgens met die basis sneller kunt signaleren, betere gesprekken kunt voeren en kennis binnen de organisatie kunt borgen.
En misschien is dat wel de belangrijkste opbrengst: niet méér informatie, maar de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar hebben om samen betere keuzes te maken.
Vastgoeddialoog heeft een demo-omgeving ontwikkeld waarin het Informatielandschap Onderwijshuisvesting te bekijken is. Gemeenten die meer willen weten over de aanpak of een demo willen ontvangen, kunnen contact opnemen met Anton de Jong Adviseur maatschappelijk vastgoed. T: 010 – 477 45 93 | M: 06 – 5060 6140
K80 is een samenwerking van de kleine gemeenten in Nederland